Для того, чтобы реализовать свой проект, заказчик должен знать не только кто его партнеры, но и какие суммы он вынужден будет тратить на закупку необходимых материалов и услуг. Именно по этой причине становится необходимым отправить запрос цен (RFQ) — документ, который позволяет детально изучить рынок и получить официальные коммерческие предложения от нескольких поставщиков.
RFQ (Request for Quotation) — это запрос, который позволяет заказчику получить актуальную информацию о стоимости материалов, работ, услуг, перевозок и других нюансах по определенной теме. Он является одним из важнейших инструментов в работе с поставщиками, т.к. позволяет заказчику выбрать наилучшие условия рабочих отношений с надежными партнерами.
Чтобы провести самый эффективный запрос цен, заказчик должен подготовиться со своей стороны: определить список поставщиков, формат, требования к поставщикам, определить дату получения ответов и составить требования для этого запроса.
Пример требований для запроса цен: указать необходимый объем продукции (в килограммах, количестве единиц), точные сроки поставки, вид материалов, требуемый уровень качества, наличие сертификации и т.д.
- Раздел 1: Определение понятия
- Что такое запрос цен (RFQ)?
- Как создать RFQ?
- Пример RFQ
- Раздел 2: Как правильно составить запрос цен
- Определите требования
- Выберите поставщиков
- Составьте запрос цен
- Отправьте запрос цен
- Раздел 3: Формат и структура запроса цен
- Основные элементы запроса цен
- Рекомендации по оформлению запроса цен
- Примеры запросов цен
- Примеры запросов цен в разных отраслях
- Вопрос-ответ
- Что такое запрос цен (RFQ)?
- Как составить запрос цен?
- Какие документы нужно прикладывать к запросу цен?
- Как оценивать предложения по запросу цен?
- Какие ошибки часто допускаются при составлении запроса цен?
- Можете привести примеры успешного использования запроса цен в бизнесе?
Раздел 1: Определение понятия
Что такое запрос цен (RFQ)?
Запрос цен (RFQ) — это формальный запрос, отправляемый поставщику товаров или услуг, в котором просится оценить стоимость и условия сделки.
RFQ может использоваться как для единичных заказов, так и для заключения долгосрочных контрактов. Он помогает покупателю получить наилучшую цену и условия сделки, сравнивая несколько предложений разных поставщиков.
Как создать RFQ?
Составление RFQ может быть сложным процессом и требует аккуратности. Во-первых, необходимо определить требования к товару или услуге, которую вы запрашиваете. Во-вторых, укажите дату исполнения заказа и любые другие специальные условия, которые могут повлиять на стоимость.
После этого составляется письмо, содержащее всех поставщиков, которым вы хотите отправить запрос. В RFQ необходимо указать четкие требования и сроки, когда необходимо ответить.
Пример RFQ
| Название компании | Адрес | Телефон | Эл. почта |
|---|---|---|---|
| ООО «Пример» | ул. Примерная, д. 1 | +7 999 999-99-99 | info@example.com |
Уважаемый поставщик,
Наша компания ООО «Пример» заинтересована в сотрудничестве с вашей компанией в области промышленной автоматизации. Просим вас предоставить нам коммерческое предложение на следующую продукцию:
- Продукт 1 — 50 штук
- Продукт 2 — 100 штук
Срок исполнения заказа — не позже 1 июля 2021 года.
Просим указать стоимость продукции и условия поставки включая стоимость доставки и оплаты. Мы готовы рассмотреть предложения от нескольких поставщиков и выбрать наилучшее.
С уважением,
ООО «Пример»
Раздел 2: Как правильно составить запрос цен
Определите требования
Перед тем как написать запрос цен, необходимо определить, что именно вам нужно. Составьте список товаров или услуг, уточните количество и требуемые характеристики. Не забывайте учитывать время выполнения заказа и логистические условия.
Выберите поставщиков
Выберите несколько поставщиков, которые могут выполнить ваш заказ. Ознакомьтесь с их предложениями и отзывами, чтобы убедиться в качестве их товаров или услуг. Не стоит ограничиваться только местными поставщиками, ведь онлайн-заказы можно осуществлять по всему миру.
Составьте запрос цен
Когда вы выбрали поставщиков и определили, что вам нужно, можно написать запрос цен. Старайтесь сформулировать его максимально четко и понятно. Укажите требования к заказу, сроки их выполнения, поставку и оплату. Предоставьте контактные данные для связи.
Отправьте запрос цен
Отправьте запрос цен выбранным поставщикам и дождитесь их ответа. Перед принятием решения, сравните цены и условия, которые вам предложили. Если у вас возникли дополнительные вопросы постарайтесь проконсультироваться у конкретных поставщиков, чтобы получить более детальный ответ на интересующие вас вопросы.
Раздел 3: Формат и структура запроса цен
Основные элементы запроса цен
Формат запроса цен может отличаться в зависимости от конкретного случая, но обычно он состоит из нескольких основных элементов:
- Детали заказа, включая описание требуемых товаров или услуг, количество и сроки поставки;
- Требования к поставщикам, включающие требования к качеству товара или услуг, компетенции поставщика и его опыт работы;
- Условия оплаты, включая факторы, влияющие на цену, например, налоги и таможенные пошлины;
- Контактная информация, такая как адрес, электронная почта и номер телефона.
Рекомендации по оформлению запроса цен
Важно составить запрос цен таким образом, чтобы он был понятен и привлекательный для поставщиков. Рекомендации по оформлению запроса цен могут включать следующие элементы:
- Дать четкое описание требований, точное описание товара или услуги, которую вы хотите заказать;
- Установить возможности поставщика отвечать на запрос цен, установить сроки;
- Установить требования к качеству, цене, количеству, срокам поставки, арабские цифры;
- Определить условия оплаты, внести детали о предоплате или о постоплате, включая детали о платежных системах;
- Указать номер контактного телефона или адрес электронной почты, на который поставщик может ответить на запрос.
Примеры запросов цен
Примеры запросов цен могут включать следующее:
- Запрос цен на поставку 500 кг пшеницы сорта «Алтайская» с доставкой на территории России в течение месяца.
- Запрос цен на услуги по созданию веб-сайта компании, включая дизайн и программирование, с сдачей проекта через 3 месяца.
- Запрос цен на закупку алюминиевых окон для строительства 3-х этажного здания, с доставкой в течение 2 месяцев и монтажом на месте.
| Наименование товара/услуги | Количество | Цена за единицу (в рублях) |
|---|---|---|
| Пшеница сорта «Алтайская» | 500 кг | 30 |
| Услуги по созданию веб-сайта | 1 проект | 150 000 |
| Алюминиевые окна | 20 штук | 10 000 |
Примеры запросов цен в разных отраслях
Запрос цен в Автомобильной отрасли:
- Требуется приобрести 500 моторных масел Grade A, объемом 5 литров
- Требуется приобрести 300 наименований запчастей для автомобилей марки BMW X7, с указанием стоимости каждой запчасти
- Требуется приобрести два автомобиля марки Tesla Model X, указав цену каждого автомобиля.
Запрос цен в Медицинской отрасли:
- Требуется закупить не меньше 200.000 штук одноразовых хирургических масок, выполненных в соответствии с требованиями медицинских стандартов, объединенных комплектами по 50 штук
- Требуется закупить 500 единиц медицинского оборудования, включающего приборы для измерения давления крови, ингаляторы, небулайзеры и др., с указанием стоимости каждого прибора
Запрос цен в Образовательной отрасли:
- Требуется закупить книги и учебники для библиотек и аудиторий общего пользования, включая новейшие релизы популярных авторов, с указанием количества экземпляров и цены каждой книги.
- Требуется закупить оборудование для обучения, включая компьютеры, принтеры, планшеты, видеооборудование для подключения к проектору, с указанием стоимости каждого устройства.
| Отрасль | Товары | Количество | Цена за ед. |
|---|---|---|---|
| Автомобильная | Моторное масло Grade A 5л | 500 шт. | 2200 руб. |
| Автомобильная | Запчасти для BMW X7 | 300 н-ний | от 500 руб. за н-ние |
| Автомобильная | Tesla Model X | 2 шт. | 5 500 000 руб. |
| Медицинская | Хирургические маски одноразовые | 200 000 шт. | 30 руб. за комплект из 50 шт. |
| Медицинская | Ингаляторы, небулайзеры и др. | 500 шт. | от 1000 руб. за единицу |
| Образовательная | Книги и учебники | 2000 шт. | от 500 руб. за шт. |
| Образовательная | Оборудование для обучения | 100 шт. | от 20 000 руб. за устройство |
Вопрос-ответ
Что такое запрос цен (RFQ)?
Запрос цен (RFQ) – это запрос на предложение цен на товары или услуги, который отправляется потенциальным поставщикам от имени компании, организации или частного лица. RFQ – это первый шаг в процессе закупки и помогает сбору информации о возможных поставщиках, их ценах и условиях поставки.
Как составить запрос цен?
Чтобы составить запрос цен, необходимо определиться с товарами или услугами, которые нужно закупить, и сформулировать требования по качеству, количеству, срокам поставки и другим параметрам. Далее нужно собрать контактную информацию о потенциальных поставщиках и отправить им запрос на предложение цены с указанием всех требований и сроков ответа.
Какие документы нужно прикладывать к запросу цен?
Документы, которые нужно приложить к запросу цен, зависят от типа закупки и требований заказчика. Это могут быть технические задания, спецификации, планы-графики, лицензии и другие документы, которые могут быть полезны для поставщика при формировании предложения.
Как оценивать предложения по запросу цен?
Предложения по запросу цен необходимо оценивать по совокупности факторов, таких как цена, сроки поставки, качество товаров или услуг, портфель поставщика и другие параметры в зависимости от требований заказчика. При оценке предложений нужно также учитывать возможность дополнительных скидок от поставщика и условия оплаты.
Какие ошибки часто допускаются при составлении запроса цен?
Ошибки, которые часто допускаются при составлении запроса цен, включают неполное описание требований, некорректный составленный запрос и отсутствие необходимой информации о компании-заказчике, что может привести к неправильному формированию предложений со стороны поставщиков. Также можно забывать о сроках ответа и контролировать их выполнение.
Можете привести примеры успешного использования запроса цен в бизнесе?
Примеры успешного использования запроса цен в бизнесе включают закупку больших партий компьютерного оборудования, при которой заказчик получил на 25% дешевле, чем рыночная цена, создание сети ресторанов через продуманный запрос цен у поставщиков продуктов, который позволил снизить затраты на закупку на 30%. Каждая закупка уникальна, поэтому запрос цен может быть применен в любой отрасли бизнеса.