Что значит «Gentle reminder»

В современном бизнесе каждый день летит столько сообщений и напоминаний, что порой сложно удержаться от желания отправить кому-то гневное письмо, если он не отвечает на сообщения или не выполняет свои обязательства в срок. Именно для таких случаев существует такое понятие, как gentle reminder – тонкое напоминание.

Gentle reminder – это мягкое, но в то же время настойчивое напоминание, которое содержит информацию о том, что нужно сделать, без использования хамственных выражений и угроз. Оно позволяет поддержать доверительные отношения с собеседником и не вызывает у него негативных эмоций.

Важным компонентом gentle reminder является правильно выбранный тон общения. Он должен быть вежливым и дружелюбным, чтобы не задеть чувства и не вызвать недовольство. В то же время, напоминание должно быть конкретным и информативным, чтобы избежать недопонимания и ошибок в выполнении задания.

Правильное использование gentle reminder поможет аккуратно напомнить о том, что нужно сделать без ущерба для деловых отношений. Он может применяться в различных сферах бизнеса, начиная от переговоров и заканчивая выполнением задания коллегами.

Определение «gentle reminder»

«Gentle reminder» — это выражение, которое используется для напоминания о чем-либо или о ком-либо в мягкой и деликатной форме. Оно часто используется в профессиональном контексте, когда необходимо вежливо напомнить о каком-то действии, задании или сроке выполнения.

Это выражение подчеркивает важность напоминания, но при этом не звучит настойчиво и не вызывает дискомфорта для того, кто получает сообщение. «Gentle reminder» помогает сохранить хорошие отношения между сотрудниками или партнерами, и не провоцирует отрицательных эмоций.

Обычно «gentle reminder» отправляется электронным письмом или сообщением, или может быть сказано на встрече или конференции. Для того чтобы правильно использовать это выражение, необходимо соблюдать вежливость и уважительное отношение к адресату, тоном голоса и содержанием сообщения.

Цель использования «gentle reminder»

«Gentle reminder» – это деликатное напоминание о чем-то, что требует внимания. Целью такого напоминания является не навязывание своего мнения или требование, а донесение информации и восстановление упущенной связи между двумя сторонами. «Gentle reminder» употребляется в ситуациях, когда необходимо выразить свое обеспокоенность или напомнить о чем-то, но при этом сохранить тактичность и дружелюбие в общении.

Примерами использования «gentle reminder» могут быть напоминания о важных сроках, необходимости ответить на письмо или организации встречи. Также можно применять такой подход, когда вы ждете ответа от человека и хотите вежливо напомнить ему о вашем запросе.

• Не навязывайте свое мнение;
• Донесите информацию полезную для обоих сторон;
• Сохраняйте тактичность и дружелюбие в общении;
• Используйте «gentle reminder» для напоминания о важных вещах и сохранения связи в бизнес-коммуникации.

Примеры «gentle reminder»

Пример 1:

• subject: Отчет о продажах за январь
• body: Приветствую! Хотел бы напомнить, что январский отчет о продажах должен быть готов к концу дня, 5 февраля. Пожалуйста, не забудьте предоставить мне отчет в указанный срок. Если возникнут какие-либо задержки, пожалуйста, дайте мне знать. Спасибо!

Пример 2:

• subject: Важная встреча
• body: Дорогие коллеги, напоминаю, что наша встреча запланирована на следующую неделю, 15 февраля, в 10:00. Пожалуйста, постарайтесь быть вовремя и подготовленными. Если у вас возникнут какие-либо препятствия, пожалуйста, дайте мне знать заранее. Спасибо за внимание!

Пример 3:

• subject: Оплата за услуги
• body: Добрый день! Хочу напомнить вам, что наша компания выполнила для вас услуги в сумме 5000 рублей, которую необходимо оплатить до конца текущего месяца. Пожалуйста, убедитесь, что оплата будет произведена в указанный срок. Если возникнут какие-либо вопросы или проблемы, не стесняйтесь обращаться ко мне. Спасибо!

Пример 4:

• subject: Напоминание о дедлайне
• body: Приветствую! Хотел бы напомнить, что дедлайн на проект истекает через несколько дней, 20 февраля. Пожалуйста, убедитесь, что все задачи выполнены вовремя и проверены на соответствие требованиям. Если вам потребуется помощь или поддержка, пожалуйста, свяжитесь со мной. Спасибо!

Как правильно составить «gentle reminder»

«Gentle reminder» — это вежливое напоминание, которое обычно используется в официальной переписке. Хорошо составленный «gentle reminder» должен содержать несколько важных элементов.

• Вежливость. Вежливое и дружелюбное обращение к получателю сообщения — это самое важное требование для составления «gentle reminder». Никогда не забывайте использовать выражения благодарности и уважения.
• Уточнение ситуации. Настоятельно рекомендуется объяснять причину напоминания. Это поможет получателю понять, почему вы напоминаете о необходимости выполнения задачи.
• Конкретизация даты или срока. Согласуйте дату / срок выполнения задачи с получателем, запомните эти даты и использовать их в «gentle reminder».
• Заключительная часть. Не забудьте выразить свою благодарность за внимание к письму и отправить лучшие пожелания!

Напоминание должно быть написано кратко и ясно. Это позволит получателю быстро понять, что именно от него требуется. И не забывайте использовать «gentle reminder» только в крайних случаях, проявляйте терпение и уважение к обязательствам каждого человека.

Избегайте «gentle reminder» в неподходящих случаях

Хотя «gentle reminder» часто используется для деликатного напоминания о чем-то, его следует избегать в некоторых ситуациях.

• Когда просрочка может привести к серьезным последствиям: в таких случаях, напоминание должно быть более резким и категоричным.
• Когда это может быть расценено как давление: если вы просите кого-то сделать что-то, но «gentle reminder» намекает на несколько повторных напоминаний, это может оскорбить человека и привести к более плохим результатам.
• Когда переписка выходит за рамки профессиональных отношений: в некоторых случаях, использование «gentle reminder» может быть расценено как слишком разговорчивое и интимное, особенно если вы имеете дело с клиентом или партнером, с которым не общались долго.

Хотя «gentle reminder» может быть полезным инструментом в некоторых ситуациях, всегда следует оценивать контекст и использовать его только тогда, когда это подходит.

Пример неправильного использования «gentle reminder»

1. Повторение без обоснования

Некоторые люди используют «gentle reminder» без объяснения причины или необходимости напоминания. Например, «gentle reminder о нашем встрече завтра в 14:00». Этот подход может привести к недоверию и недоумению со стороны получателя, особенно если напоминание поступает неожиданно и не в связи с каким-либо предыдущим обсуждением или соглашением.

2. Использование «gentle reminder» вместо запроса

Иногда люди используют «gentle reminder» вместо прямого запроса, например, «gentle reminder прислать мне отчет до конца недели». Этот подход не только может показаться грубым, но и вводит в заблуждение получателя, который может не знать, как именно нужно выполнить запрос.

3. Использование «gentle reminder» без учета контекста

Некоторые люди используют «gentle reminder» без учета культурных или профессиональных ожиданий получателя. Например, в некоторых странах или отраслях использование прямых напоминаний может считаться невежливым или даже оскорбительным. В таких случаях лучше использовать другие формулировки, которые более подходят к контексту и ожиданиям.

Выводы о «gentle reminder»

«Gentle reminder» – это универсальный инструмент, который может быть использован в различных ситуациях, когда требуется вежливо напомнить кому-то о чем-то. Он может быть полезен в личной и профессиональной жизни, а также в повседневном общении.

К сожалению, «gentle reminder» не всегда эффективен и может быть неправильно воспринят. Поэтому важно понимать, когда и как использовать эту формулировку. «Gentle reminder» должен быть тонким и вежливым, иначе его не будут воспринимать как напоминание, а как навязчивость.

Если вы используете «gentle reminder» в бизнес-среде, убедитесь, что ваш коллега или партнер понимает действительно ли вы помните о важном событии и хотите просто напомнить или требуете от него выполнения своих обязательств. Если вы не уверены, лучше уточнить это вежливо, чтобы избежать недопонимания и конфликтов.

• Ключевой момент при использовании «gentle reminder» – уважение и вежливость.
• Важно понимать контекст и настроение вашего собеседника.
• Прежде чем использовать «gentle reminder», рассмотрите возможные негативные последствия. В некоторых случаях это может быть не только невредительным, но и вредным.

Общепринятой формулой для «gentle reminder» является «Just a friendly reminder», но эта фраза не подходит для каждой ситуации. Используйте свой здравый смысл и оцените обстановку, прежде чем использовать «gentle reminder».

Вопрос-ответ

Что такое «gentle reminder»?

«Gentle reminder» — это вежливое напоминание о чем-то, что нужно сделать. Можно сказать, что это намек на то, что важный срок или дата скоро наступят.

Когда можно использовать «gentle reminder»?

Вы можете использовать «gentle reminder» в любом случае, когда нужно вежливо напомнить человеку о чем-то. Например, если вы ждете ответа на электронное письмо, вы можете отправить «gentle reminder», чтобы напомнить о своем запросе.

Как написать «gentle reminder» в электронном письме?

В электронном письме «gentle reminder» можно написать вежливо и коротко. Например: «Просто напоминаю, что наша встреча назначена на завтра в 10 утра. Буду рад встретиться с вами!»

Как не использовать «gentle reminder» неправильно?

Нельзя злоупотреблять «gentle reminder», поскольку это может привести к тому, что вас будут воспринимать как назойливого и раздражающего человека. Не стоит напоминать о том, что уже завершено или не важно.