Управление закупками: что это значит

Управление закупками – это процесс планирования, координации и управления закупкой товаров и услуг, необходимых организации для успешного выполнения своих функций.

Оно является ключевым элементом любой компании, независимо от ее размера или профиля деятельности. Управление закупками позволяет улучшить эффективность бизнес-процессов, оптимизировать расходы, улучшить качество продукции, а также повысить удовлетворенность клиентов.

Для реализации управления закупками в организации используется специальный подход, который включает в себя всестороннее изучение рынка, поиск лучших предложений, проведение тендеров и аукционов, оценку поставщиков и контроль исполнения договорных обязательств.

В результате правильно организованного и эффективного управления закупками, компания получает возможность снизить затраты, улучшить эффективность, повысить конкурентоспособность и обеспечить стабильное развитие на рынке.

Закупки: определение и примеры

Закупки – это процесс покупки товаров и услуг для удовлетворения потребностей организации. Он включает в себя выбор поставщиков, сравнение цен и качества товаров, а также заключение договоров.

Примеры закупок могут варьироваться от офисных принадлежностей до крупной техники или услуг в области IT. В организациях проводятся как регулярные, так и одноразовые закупки. Регулярные закупки включают в себя например закупки рабочей одежды, а одноразовые могут быть связаны с закупкой специфического оборудования для определенного проекта.

Закупки играют важную роль в управлении потоком продукции в организации. Они влияют на финансовые показатели и результаты работы компании.

При выборе поставщиков организации, следует учитывать такие факторы, как качество продукции, цена, сроки доставки, условия оплаты, квалификация продавца и другие факторы, которые могут оказать влияние на процесс закупок и общие результаты компании.

• Примеры закупок:
• Канцелярские товары
• Офисная техника
• Оборудование для производства
• Информационно-технические услуги
• Транспортные услуги

Результаты правильно организованного процесса закупок могут быть полезны для организации, так как он позволяет минимизировать издержки и улучшить качество предоставляемых товаров и услуг, что улучшает конкурентоспособность компании и ее репутацию на рынке.

Цели и принципы управления закупками

Цели управления закупками

• Снижение затрат на закупки;
• Анализ рисков и выбор надежных поставщиков;
• Оптимизация процесса закупок и сокращение сроков поставок;
• Повышение инновационности бизнеса через привлечение к производству новых технологий и материалов.

Принципы управления закупками

1. Принцип конкуренции: поддерживает свободную конкуренцию между поставщиками, допуская участие в закупках всех заинтересованных лиц, что обеспечивает транспарентность и объективность выбора поставщиков.
2. Принцип экономической эффективности: управление закупками должно обеспечивать экономическую эффективность посредством минимизации затрат на закупку товаров, работ и услуг без ущерба для качества продукта или выполнения работ.
3. Принцип целесообразности: управление закупками должно обеспечивать целесообразный подбор поставщиков, товаров, работ и услуг с учетом целей и задач, стоящих перед компанией и ее производственными процессами.
4. Принцип профессионализма: управление закупками должно осуществляться профессиональными специалистами, принимающими учет многих аспектов, таких как финансы, законодательство, рынок, производственные процессы, и т.д.
5. Принцип прозрачности: управление закупками должно осуществляться с полной открытостью процесса и принятых решений в интересах компании и ее клиентов.

Вывод: умение управлять закупками является важной составляющей успешного бизнеса. Для успешного управления закупками необходимо определить цели и принципы, на основе которых будет осуществляться управление.

Основные задачи управления закупками

Организация процесса закупки — одная из главных задач управления закупками. Это включает в себя определение нужных материалов и услуг, поиск поставщиков, оценку качества товаров и услуг, и принятие решения о заключении договора.

Снижение затрат — ещё одна важная задача. Это достигается путём поиска оптимальных цен на товары и услуги, заключении договоров на лучших условиях и использованием различных стратегий закупок (например, закупка большого количества товаров в одном договоре).

Гарантирование качества — управление закупками также отвечает за обеспечение высокого качества товаров и услуг. Это происходит за счет использования строгих критериев выбора поставщиков, а также контроля качества поставляемых товаров и услуг.

Соблюдение законодательства — важная задача управления закупками, которая направлена на соблюдение требований законодательства при заключении контрактов. Включает в себя контроль за соблюдением законов о закупках, правилами торгов и другими регулирующими документами.

Процесс управления закупками: этапы и особенности

Процесс управления закупками является важным элементом в любой компании. Целью данного процесса является приобретение товаров и услуг от поставщиков, которые обладают наилучшим балансом цены и качества.

Основные этапы процесса управления закупками:

• Определение потребностей в закупках — определяются потребности компании в товарах и услугах, необходимых для ее деятельности.
• Определение поставщиков — исследуется рынок, привлекаются поставщики, проводятся торги.
• Заключение договора — заключается договор с выбранным поставщиком на поставку товаров и услуг.
• Контроль за исполнением договора — осуществляется контроль за соблюдением все условий договора со стороны поставщика.

Особенности процесса управления закупками:

• Необходимость оценки рисков — при выборе поставщика необходимо учитывать финансовую устойчивость компании, а также ее опыт работы на рынке.
• Учет законодательных требований — необходимо учитывать все законодательные требования, касающиеся процесса закупок, а также вести учет всех документов, связанных с процессом.
• Коммуникации со сторонними организациями — в процессе управления закупками часто требуется общение с поставщиками, инспекционными органами, аудиторскими фирмами и т.д.

В целом процесс управления закупками является сложным и многопрофильным процессом, требующим соответствующих знаний и навыков у специалистов в данной области.

Типы процедур закупок: что нужно знать

Открытые торги: типичная процедура состоит из двух этапов: тендер для проверки отзывов и аукцион на продажу. По результатам тендера принимается решение о допуске торговой организации к аукциону. Аукцион проводится для выявления наилучшего предложения среди пользователей.

Закупки у единственного поставщика: этот тип закупок используется в тех случаях, когда на рынке отсутствуют другие продавцы определенного товара или услуги. В процессе выбора поставщика используются стандартные процедуры.

Запрос предложений: используется для получения предложений от нескольких поставщиков. Запросы предложений поступают от потребителя, а поставщики отвечают соответствующими предложениями. Затем анализируется каждое предложение, перед тем как будет принято решение о заключении сделки.

Электронные аукционы: эта процедура выбора поставщика уже стала популярной в мире поставок. Она проводится через специализированные сайты, где все происходит очень быстро, просто и прозрачно. Это позволяет сэкономить время и деньги, улучшить качество связи между поставщиком и потребителем, обеспечить открытую конкуренцию, упростить процесс контроля качества.

Рамочные соглашения: обычно используются в случае, если закупки являются регулярными операциями или их величина незначительна. Договор заключается на определенный период в рамках определенных условий. В дальнейшем реализуются отдельные заказы в рамках данного договора.

Управление рисками в процессе закупок

Управление рисками является важным элементом процесса закупок. Во время закупок предприятие сталкивается с различными рисками, которые могут повлиять на их операции. Риск может быть связан со следующими факторами: низким качеством товаров или услуг, недостаточным сроком поставки, повышенной ценой, нарушением договорных обязательств, правовыми ограничениями и т.д.

Оценка рисков — это важный шаг в управлении рисками в процессе закупок. Во время оценки рисков нужно учитывать потенциальные последствия, вероятность их наступления, а также ресурсы, которые могут быть доступны для управления рисками. Оценка рисков должна быть проведена как на этапе планирования закупок, так и во время самого процесса закупок.

Понимание рисков позволяет организации разработать и реализовать стратегии управления рисками, которые помогут уменьшить их воздействие и минимизировать потенциальные убытки. Это может включать в себя выбор альтернативных поставщиков, проверку их кредитной истории, разработку контрактов с жесткими условиями, а также выбор страхования.

Мониторинг рисков — это еще один важный шаг в управлении рисками, который должен проводиться в течение всего процесса закупок. Это включает в себя регулярный анализ процесса закупок и принятия мер по управлению рисками в случае их увеличения. Ежедневный мониторинг помогает предприятию своевременно выявлять и решать проблемы, связанные с рисками в процессе закупок.

Контроль рисков — это последний этап в управлении рисками в процессе закупок. Он осуществляется путем оценки и анализа эффективности предпринятых мер по управлению рисками в течение всего процесса закупок. Он также включает в себя установление метрик и стандартов, которые помогают убедиться в соответствии процесса закупок правилам и принципам управления рисками.

Оценка эффективности управления закупками

Оценка эффективности управления закупками — это процесс определения результативности и эффективности деятельности по закупке товаров, работ и услуг для обеспечения нужд организации. Для этого используются различные показатели и методы оценки, которые помогают определить, насколько правильно и эффективно были проведены закупки, а также какие изменения можно внести для улучшения процесса.

Для оценки эффективности управления закупками часто используются следующие показатели:

• Стоимость закупок — указывает на общую сумму, потраченную на закупку товаров, работ и услуг. Этот показатель помогает определить, насколько удачно был выбран поставщик и какие дополнительные затраты были связаны с закупками.
• Сроки поставки — отражают, насколько точно поставщик смог выполнить свои обязательства и вовремя доставить товары, работы или услуги. Этот показатель важен для того, чтобы организация могла планировать свою деятельность и избежать простоев.
• Качество продукции — отражает уровень качества товаров, работ или услуг, полученных от поставщика. Этот показатель важен для того, чтобы определить, насколько удачно был выбран поставщик и какие возможности есть для снижения издержек.

Для оценки эффективности управления закупками также могут использоваться различные методы анализа, например SWOT-анализ, анализ стоимости жизненного цикла, цепочки поставок. Важно понимать, что оценка эффективности управления закупками является неотъемлемой частью стратегического планирования организации и помогает улучшить ее конкурентоспособность и прибыльность.

Тенденции и перспективы управления закупками в России и мире

В мире

• Рост значимости управления закупками как ключевой функции в компаниях.
• Внедрение инноваций и digital-технологий для автоматизации процессов закупок и уменьшения затрат.
• Повышение прозрачности и этичности в закупках через усиление контроля со стороны государственных органов.
• Развитие новых моделей управления закупками, таких как «экономика шеринга».
• Увеличение количества закупок и формирование глобальных рынков, что требует высокой гибкости управления закупками.

В России

• Развитие электронных площадок и переход на полностью электронный формат проведения торгов.
• Усиление контроля со стороны органов государственной власти и внедрение современных методов анализа, в том числе использование больших данных.
• Развитие национальных производственных возможностей и инвестирование в высокотехнологичные отрасли индустрии, что повышает значимость управления закупками.
• Развитие моделей социально ответственных закупок, направленных на укрепление социальной ответственности и устойчивости бизнеса.
• Расширение перечня категорий закупаемых товаров и услуг, что требует повышенной гибкости и компетенции управления закупками.

Основной тренд

В целом можно сказать, что основной тренд управления закупками в мире и в России заключается в усилении электронных инструментов для автоматизации процессов, снижения затрат и увеличения прозрачности. Также наблюдается повышение значимости управления закупками в самой компании и широкое распространение новых моделей управления и формирования глобальных рынков. Все эти процессы в сочетании позволяют управлению закупками стать одним из важнейших краеугольных камней успешного бизнеса в мире и в России.

Вопрос-ответ

Что такое управление закупками?

Управление закупками — это процесс планирования, организации и контроля процесса закупок товаров и услуг, чтобы обеспечить эффективное использование ресурсов компании и достижение бизнес-целей.

Какие задачи решаются при управлении закупками?

Управление закупками решает следующие задачи: определение потребностей в закупках, поиск поставщиков, выбор оптимального поставщика, заключение договоров, контроль выполнения условий договоров и оценка эффективности закупочной деятельности.

Какой критерий выбора поставщика является наиболее важным?

Критерий выбора поставщика зависит от конкретной ситуации, но наиболее важными являются надежность поставщика, его опыт работы, качество товаров или услуг и цена.

Какие методы можно использовать для улучшения процесса закупок?

Для улучшения процесса закупок можно использовать следующие методы: установление более эффективных процедур и правил закупок, автоматизация процесса, обучение персонала, установление строгого контроля за выполнением условий договоров и поиск новых поставщиков.